ふわもこメモ

健康に関するライフハックをご紹介

集中力を継続させ、誤字脱字を減らす方法

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「イベントの案内ハガキを郵送した後に、開催日の曜日を間違えていたことに気付いた」。こうした文書上の日程間違いは、想像するだけで、ぞっとします。集中力が途切れてしまった時に起こる致命的なミスの1つが、こうした文章の誤記。間違いを確実に見つけるためには、集中して文章をチェックするスキルが必要になります。
集中するにはチェック時間を多めに余裕をもって取ることが大前提。時間がない中でチェックするとどうしても焦ってしまい、間違いを見逃してしまいます。また、自分の体調や精神状態、作業環境に問題がないか、注意を払うことも大切です。
文章の間違いを見つけるテクニックとしては「印刷してチェック」「チェック項目の絞込」も有効です。作業時間を確保したうえで、実践しましょう。

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誤字脱字 3つの集中チェック法

チェック時間を確保する

文章のチェックは、提出期限ギリギリになってすると、間違いを見逃しやすい。期限が迫っている焦ると注意力が散漫になるからです。ミスをしたくないなら、チェックする時間こそ、あらかじめ多めに取るべきです。大抵の場合、締め切り間際でやるチェック作業にミスが多い。焦りが生じて、見つけられるミスも見つけられなくなるからです。間違いの見逃しを防ぐ対策としては「作った資料には必ずミスがある」と考え、スケジュールに「チェック時間」の予定を組み込むと良い。焦らずにチェックできるようになります。

印刷してチェックする

資料をチェックする時は、データ上で確認を依頼された場合でも、印刷してチェックするのが基本です。Wordの校閲機能を使ったり、PDF上に修正指摘を入れたりする方法もあるが、紙を見てチェックする方が間違いの見逃しは減ります。文字を1文字ずつペン先で追うとミスを見つけやすくなります。一方、画面上でのチェックは、画面の拡大・縮小やスクロールが必要になった時に、チェック箇所を飛ばしてしまう危険があります。
間違いを確実に見つけたいなら、メールも印刷してチェックすることをオススメします。

チェック項目を絞る

文章のチェックは、すべての箇所を丁寧に読んで、1回で終わらせようとしてはいけません。文章量が多ければ得に、集中力が続かずにチェックのヌケ・モレが生じてしまいます。プロの校正・校閲は資料を何度も読み返しますが、毎回、すべての文字をチェックしているわけではありません。「数字だけ」「名前だけ」などと、部分的に繰り返しチェックしています。チェック部分を絞るとチェック量も減るので集中力も続きます。

仕事中の集中力を途切れさせるPC、スマホに邪魔されない方法

デジタルデバイスをフル活用する時代において、オン・オフをきちんと使い分けることは、とても難しくなりつつあります。「つい・・・」「気付いたら・・・」と気が向くままに使いがちな人ならば、すぐに改めましょう。デジタルデバイスの使い方はルールを設けないと、仕事の集中を妨げ、効率もダウンさせます。
特に仕事の大半をパソコンやスマートフォンの操作で費やす人は、私用を防ぐためにも「作業時間を決める」「視界に入れない」「アナログ手法で対処する」といったルールを設けましょう。これだけでも集中力の低下を防げます。
業務としての「SNS」の確認や「メール」の送信などは、作業時間帯をあらかじめ決めた上で使用制限時間を設ける。際限なく使いがちな習慣を見直すことが大切です。視界の中に置かないことも有効です。携行しやすいスマホは、手元にあるとつい触りたくなるもの。これを改めて、集中できる環境を作ります。さらに場合によってはアナログな手法も活用する。
ここで紹介するルールはネット依存症などを改善するために、医療現場でも採用されている方法です。もしも、どのルールも苦痛だと感じるならば、以下のチェックリストを参考に、該当する項目を確認してみましょう。印が4つ以上あり、なかなか改善しないといった状態ならば、精神科などの専門医に相談するとよいでしょう。

[ルール1] メール、SNSの連絡は事前にスケジュール化する

会社において業務の一環としてスマホを見る場合は、使用時間をルール化します。例えば10時、12時として、限られた時間だけに留める。さらに「つい長引いた・・・」ということを避けるために、「メールの送受信は10分」「SNSのチェックは5分以内」といった制限を設けます。一方、仕事の大半をパソコンで作業する人も、業務中の仕事メールに費やす時間はルール化すると良い。メールを受信する都度、返信していると、集中力が途切れやすく、効率も上げられません。

[ルール2] 視界から徹底して消す

自分の手が届く範囲にスマホがあると「つい、触ってしまう」ようならば、とにかく距離をおく。スマホは机の引き出しやカバンの中にしまい、「呼び出し時間」を長めに設定して「着信音」はオンにします。これなら緊急の電話にもすぐ対応できます。会議に出席する際、スマホが不要な場合は机に置いておくか、携行しても画面は伏せておく。スマホやパソコンに気を取られず、集中して作業した場合は、フリーズペースなどを使うのも一案です。「大半の職種において、緊急性が高い連絡は頻繁にはありませんし、集中の妨げになるスマホと相即不離なのは精神衛生的にもよくありません。

[ルール3] 仕事はえてアナログで対処してみる

相手との連絡は「電話する」「直接会う」などアナログな手法がスピーディーに終わる場合も多いです。また、メモなどもデバイスにできるだけ頼らず、手書きを活用すると良いです。どうしても忘れそうなものだけスマホやパソコンのスケジューラーなどに残すといった使い分けをすると良いでしょう。

[ルール4] 検索が必要な場合はあらかじめ作業時間を決める

パソコンやスマホで際限なく時間を費やしがちなのが「検索」です。辞書の代わりに1~2分だけ使うのはいいとしても、関連情報や自分の興味まで手を広げてしまいがち。そうなると時間はいくらあっても足りなくなります。仕事中の「検索」は制限時間を決めてから、調べたい事柄・用語からかけ離れないように調べる。こうしたルール化はムダな時間の削減にもつながります。

[チェックリスト] 危険度の高い項目

以下の項目に1つでも印があれば「依存性予備軍」

  • スマホを忘れてしまった日はとても不安になる
  • 食事中にスマホを見ていることが多い
  • 友達と一緒にいてもSNSが気になり、スマホを見てしまう
  • もしSNSがなかったら、人間関係がなくなると感じる
  • SNSに書き込むネタを作るために行動することがある
  • 自転車に乗りながらスマホを見ている
  • TPOにかかわらず、無意識にスマホ画面を触っている
[チェックリスト] 最も危険度の高い項目

上の「危険度の高い項目」と併せて、下の項目にも印がつく人は依存症が進んでいると判定されます。

  • 電車の乗り換えで歩いている時もスマホを見ている
  • トイレの中にもスマホを持っていく
  • スマホを握ったまま眠ってしまうことがある
  • 財布を忘れていても、スマホだけを持っていることがある
[チェックリスト] 心身症が表れており、かなり危険な項目
  • 着信していないのに、スマホが振動した錯覚に陥る

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